La aplicación del Método Kanban para opositores

“La disciplina, tarde o temprano, vencerá a la inteligencia.”
(Proverbio japonés).
 

En el desafío profesional que supone la preparación para un proceso de oposiciones, ya sabes que la organización y gestión del tiempo de estudio son una herramienta esencial para obtener buenos resultados.
Sabes que en esta academia somos muy curiosos, amamos nuestro trabajo y por eso dedicamos mucho tiempo en identificar nuevas herramientas que te puedan ayudar en el proceso de estudio. Hoy hablaremos del Método Kanban.

Es una metodología ágil muy recomendada para la organización de tareas. Tiene su origen en el Japón de los años 1940, y fue desarrollada por un ingeniero industrial de la empresa Toyota para organizar un plan disciplinado de productividad y control del rendimiento. ¡Atención! Cualquier parecido con las herramientas para optimizar el tiempo de estudio cuando eres opositor no es mera coincidencia. Sigue leyendo que contamos por qué.

En el proceso productivo de una empresa como en la organización de tu trabajo como estudiante de oposiciones es imprescindible contar con un sistema de planificación que te ayude a controlar y gestionar de manera óptima tu tiempo de estudio, en este caso, y también cada una de las etapas que atraviesas a lo largo de la preparación para los exámenes.

El método Kanban, palabra de origen japonés, que significa “tarjetas con signos” o “señales visuales” te propone la gestión de tus tareas a partir de la organización visual. Se trata de crear un tablero en el que expones las tareas pendientes, y el orden de prioridad a la hora de realizarlas.

El secreto para que el Método Kanban funcione a la perfección en la vida de estudio de un opositor es como la relación entre el hacha y el leñador (¿recuerdas la historia?). Es decir, es necesario que revises y ajustes cada cierto tiempo tus objetivos y prácticas de organización para ver si todo sigue funcionando en pos de tu mejor rendimiento y no solo por inercia.

Como ya hemos comentado más arriba, se trata de un tablero en el que debes organizar las tareas pendientes según un orden de prioridad: pendiente, en progreso, ¡hecho!

Puedes utilizar diferentes hojas o pósit de distinto color, y también subrayar con colores vivos lo que necesites destacar. A la hora de planificar el tiempo dedicado a cada tarea, esto dependerá de cada caso personalmente, y las horas que necesites dedicar al estudio de un tema en concreto.

En primer lugar, es recomendable que tengas una especie de bandeja de entrada de todas las tareas pendientes, y en este caso en concreto, de los temas por estudiar. Puedes usar una app de notas en el móvil o una libreta de papel.

Es muy importante que ahí solo vuelques solo información relacionada con las oposiciones, por ejemplo: temas de estudio que te cuestan más trabajo, bibliografía pendiente de buscar, dudas o preguntas sobre algún tema o unidad del temario.

Cuando te sientes en tu mesa de trabajo/estudio revisa tu bandeja de entrada y transfórmala en tareas concretas.  Escribe cada tarea en un pósit y colócala en la columna de “Pendientes” de tu tablero. Con un poco de suerte, no tendrás que añadir tareas nuevas todos los días, pero es probable que surjan novedades cada semana.

Un patrón que puedes seguir para organizar las tareas pendientes y convertirlas en algo concreto es agruparlas según el tiempo necesario para realizarlas. Por ejemplo, 1 hora, o 2 Pomodoros (¿recuerdas la técnica del Pomodoro?). De esta manera conseguirás equilibrar las tareas pendientes en cada pósit.

El siguiente paso es organizarte según tus prioridades. ¿Cómo? Bajo la columna “En progreso”, cada día selecciona un número concreto de tareas que crees que podrás realizar durante esa jornada. Si eliges como unidad de tiempo 1 hora, y te sientas a trabajar de 4 a 8 de la tarde, no puedes proponerte para ese día más de tres pósit en esa columna.

¡Importante!  Debes ser consciente de tu capacidad real de trabajo a la hora de colocar los pósit en esta columna, sobrecargarte sólo puede llevarte a la frustración. Ten en cuenta si has descansado bien, el nivel de estrés acumulado en la semana, etc.

Como hemos comentado en alguna otra ocasión, también es importante tener en cuenta en la organización del tiempo tu descanso. Es conveniente marcar una hora razonable para dejar de estudiar. Es entonces cuando revisas al tablero y ves lo que ya está ¡hecho! Ahora es cuando los pósit que pasan a la tercera columna son tus mejores amigos.

¡Pero cuidado! puede ocurrir que no pase ninguno. Sin problema. Nada de fustigarse. Lo que ha pasado es que al distribuir el tiempo para trabajar con un tema no te hayas dado cuenta de que en lugar de una hora de lectura necesitabas dos.

Recomendación: divide la tarea de un pósit en dos y la recolocas otra vez en la columna de “Pendientes” y a seguir.

Y recuerda que la autovaloración de tu esfuerzo y disciplina de trabajo, lanzándote mensajes con auto lenguaje positivo son un ingrediente clave para la preparación de oposiciones.